Aktualno

Tokrat o učinkovitih sestankih

Tokrat o učinkovitih sestankih

DM+ / Drugo spletno predavanje

Drugo spletno predavanje v organizaciji DM+, Društva mladih Slovencev v Italiji, je prav tako kot prejšnji teden vodila mag. Irena Deželak; tokrat je bil govor o učinkovitem vodenju sestankov. K ogledu so bili in so vabljeni vsi (spomnimo, da je posnetek na ogled na društvenem kanalu Youtube), ki se soočajo z delom v skupinah, kolektivih, društvih, ekipah, amaterskih krožkih, ter vsi, ki so radovedni in bi se radi naučili novih veščin, ki so lahko koristne tako na društvenem in ljubiteljskem področju kot tudi na poklicnem.

Zakaj sploh sklicujemo sestanke? Koliko naj trajajo? Katero je primerno število udeležencev? Kakšne so slabosti? Kakšne pa prednosti? Vse to se je na začetku spraševala predavateljica in vabila poslušalce na skupno popotovanje, ki je temeljilo na večletni praksi in teoretičnih osnovah, ki so potrebne za uspešno vodenje sestankov.

Sestanek je ciljno početje; to ga ločuje od drugih srečanj. Osnovni namen tega je poiskati rešitve, ki jih posameznik sam ne bi mogel najti. Poleg odločanja imajo sestanki lahko različne funkcije, kot npr. informiranje, snovanje novih idej, reševanje problemov, oblikovanje skupinske pripadnosti itd. Na ta zadnji pojem velikokrat pozabljamo, a je zelo pomemben. Sestanek je za voditelje kot neka “statusna arena”, kjer pokažejo, kakšni voditelji so, na drugi strani pa je priložnost za druge, da sodelujejo in skupno razumejo, kako in v kateri smeri delajo. 

V nadaljevanju je Deželakova pokazala, kako bi bilo treba organizirati sestanke. Pri tem je dodala, da je pri delovnih oz. urejevalnih sestankih čarobna številka 7. Ko gremo čez deset udeležencev, je treba biti že spretni vodje. Čim bolj se bližamo številu 20, tem bolj postanejo sestanki zgolj informativne narave. 

Pri organizaciji je seveda voditelj glavni akter in posledično tudi odgovoren za končni uspeh srečanja. V tej fazi je pomembno načrtovanje sestanka. Moramo premisliti in imeti jasno sliko o tem, kateri so cilji sestanka in kakšne so posledice, če sestanka ne skličemo. Nato je pomembno, da ostale udeležence primerno obvestimo, in sicer o temi in razlogu razgovora. Sledi priprava dnevnega reda v pravilnem zaporedju! Razpravo moramo namreč začeti z najpomembnejšimi točkami. Med sestankom pozivamo udeležence, naj se dotaknejo bistva in da ne ponavljajo že izrečenega, ter razvijamo zavest o skupinskem obnašanju. Na koncu pa ne smemo pozabiti na povzetek oz. katere so odločitve, morebitni nosilci nalog in rok izvedbe. Pri vodenju sestankov je predavateljica izčrpno prikazala pomembne in unčinkovite tehnike za obvladovanje udeležencev, ki držijo skupaj, osredotočijo in aktivirajo skupino oz. skupinsko delo. 

Izvedenka je povedala tudi, katere so ovire in neprimerno vedenje pri sestankih. Prekinjanje, nevljudne geste, neiskrenost, izogibanje dolžnostim, zasebni pogovori delujejo negativno na skupno ozračje. K temu je dodala še sedem “smrtnih grehov”, in sicer: sestanki, ki so monolog, brez vodje, osredotočeni na ovire in ne na rešitve, organizirani v najbolj produktivnem času dneva, v pustem okolju, preveč formalni in tisti, ki se izvajajo zgolj iz navade in niso uporabni. Mag. Irena Deželak je sklenila s trditvijo, da so sestanki trenutek za aktivne in produktivne ljudi, na katerih bi moral vsakdo prispevati svoje: “Prostora za speče partnerje ni”! je še dodala.

09.04.2020

Komentarji

Naročite svoj izvod tednika Novi glas

Naročite se na tiskano izdajo tednika Novi glas že danes!

Prireditve

Vremenska napoved

Copyright © 2017 - 2020 Noviglas, Vse pravice pridržane!